Wie die [[Gemeinde Herzebrock-Clarholz]] mit Ayunis Core die gesamte Verwaltung KI-fit macht

Ausgangslage: Eine Gemeinde ohne KI – und ein Bürgermeister mit klarer Vorstellung

Bis Ende 2025 setzte die Gemeindeverwaltung Herzebrock-Clarholz keine KI-Lösung ein. Den ersten Anstoß gab Bürgermeister Marco Diethelm selbst: Auf der Konferenz des Netzwerks junger Bürgermeister:innen nahm er an einem Workshop von Ayunis teil. Was er dort sah, deckte sich mit den Anforderungen seiner Verwaltung — eine Arbeitsumgebung, die nicht erst aufwendig eingeführt werden muss, sondern sich Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag der Fachbereiche einfügt.

Dass verschiedene Modelle genutzt werden können, ist ein wichtiger Vorteil. So können wir je nach Aufgabe abwägen, welche Lösung fachlich sinnvoll, datenschutzrechtlich vertretbar und organisatorisch praktikabel ist.

Marco Diethelm, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Die Entscheidung für Ayunis Core fiel aus drei Gründen:

• Schnelle und einfache Einführung 
Das Versprechen, „in 48 Stunden mit KI loszulegen", war zentral. Eine Gemeinde dieser Größe kann sich keine mehrmonatigen Einführungs­projekte leisten und hat in manchen Fällen keine eigene IT-Abteilung. Ayunis Core konnte schnell, ohne finanziellen Mehraufwand und ohne aufwändiges IT Projekt eingeführt werden.
• Transparente Preisgestaltung 
Nachvollziehbare Konditionen, kein Lizenz­dschungel.
• Empfehlung aus einer anderen Gemeinde 
Bürgermeister­kolleg:innen anderer Kommunen haben bereits positive Erfahrungen gemacht.

Im Vergleich zu generischen Office-KI-Lösungen oder offenen Plattformen wie ChatGPT überzeugte Ayunis Core durch den klaren Fokus auf den öffentlichen Sektor: DSGVO-konformer Betrieb, modellunabhängiger Einsatz und ein Verständnis für die Besonderheiten kommunaler Arbeit sind integrale Bestandteile von Ayunis Core.

Einführung: Ein übertragbarer Leitfaden in fünf Schritten

Die Einführung in Herzebrock-Clarholz folgte einem klaren Muster, das andere Kommunen mit vergleichbarer Größe und Struktur eins zu eins übernehmen können:

1. Pflicht­schulung zuerst. Vor dem produktiven Start organisierte die Gemeinde eine verpflichtende, fachbereichs­übergreifende Schulung zu Datenschutz und Cyber­sicherheit.. Damit starteten alle Mitarbeitenden mit demselben Grundverständnis für den verantwortungs­vollen Umgang mit KI. Sowohl die Pflichtschulung als auch weiterführende Lerninhalte deckt die neue Ayunis Core Academy ab.
2. Eine zentrale Anlaufstelle im Haus. Mit Thorben Sickau (Vizekämmerer) wurde eine feste Ansprech­person für Ayunis und für die Mitarbeitenden benannt. Diese Multiplikatoren-Rolle hat sich aus Sicht der Gemeinde als Schlüssel­faktor für die schnelle Verbreitung erwiesen.
3. Vor-Ort-Termine in jeder Fachabteilung. Der Digitalisierungbeauftragte kam mit den Teams zusammen, und sie sahen sich konkrete Arbeits­abläufe an und identifizierten gemeinsam mit den Beschäftigten die Einsatzbereiche, in denen Ayunis Core den größten Nutzen entfaltet. Aus diesen Gesprächen entstanden die ersten produktiven Fähigkeiten.
4. Ermutigung zum Experimentieren. Die Mitarbeitenden wurden ausdrücklich eingeladen, eigene Routinen kritisch zu hinterfragen und selbst zu entdecken, wo das Werkzeug sie unterstützt, statt fertige Lösungen vorgesetzt zu bekommen.
5. Pragmatischer Rollout statt Big Bang. Nach dem Go-Live im April 2026 verbreitete sich die Nutzung zügig durch alle Fachbereiche, in denen Schreibtisch­arbeit den Alltag prägt. Stellen ohne nennenswerten Anteil an Telearbeit, etwa der Hausmeister­dienst, sind bewusst ausgeklammert. Daraus ergibt sich die heutige Nutzungs­abdeckung von rund 80 Prozent, was in der Praxis einem nahezu flächen­deckenden Einsatz entspricht.

Anwendungsfälle aus der Verwaltung

Ayunis Core ist heute in sechs Fachbereichen im Einsatz, von der Strategie­ebene des Bürgermeisters bis in die operative Sachbearbeitung. Die folgende Übersicht fasst die zentralen Anwendungs­fälle und ihren aktuellen Reifegrad zusammen:

Praxisfall: Zwei Wochen in der Beschaffung einer Arbeitsschutzplattform gespart

Wie wirkungsvoll dieser breite Einsatz im Alltag ist, zeigt sich besonders deutlich an einem Vorgang aus dem Bereich Zentrale Dienste und Beschaffung. Frau Rosenthal startete am 1. April 2026 in der Gemeinde. Ende April erhielt sie den Auftrag, eine Arbeitsschutz­plattform zu beschaffen, die den fachlichen Anforderungen entspricht und im Budgetrahmen bleibt. Eine bekannte Lösung am Markt schied wegen zu hoher Kosten früh aus, eine Umfrage bei umliegenden Kommunen blieb ergebnislos, weil dort vergleichbare Plattformen noch nicht im Einsatz waren. Damit stand sie vor der Aufgabe, den Markt eigenständig zu sondieren, in einem fachlich anspruchsvollen Beschaffungs­vorgang über 15.000 €, wenige Wochen nach Dienstantritt.

Sie ging in vier Schritten vor:

1. Anforderungsprofil schärfen. Sie formulierte ihre Grund­anforderungen in Ayunis Core. Das Tool schlug ergänzende Kriterien vor, an die sie selbst noch nicht gedacht hatte.
2. Eigenen Fähigkeiten anlegen. Aus den verfeinerten Anforderungen entwickelte sie gemeinsam mit Core einen strukturierten Prompt und legte ihn als wiederverwendbare Fähigkeit an.
3. Angebote vergleichen. Aus der Vorauswahl filterte sie zwei geeignete Anbieter heraus und ließ Core eine detaillierte Vergleichstabelle als Gegenüberstellung erstellen. Ein Angebot wurde nicht vollständig korrekt erfasst. Sie korrigierte die Tabelle manuell nach und verdichtete sie zu einer Kurzübersicht.
4. Entscheidung vorbereiten. Kurzübersicht und Testzugänge legte sie ihrem Sachgebiets­leiter vor. Die Entscheidung fiel auf den fachlich überzeugenden Anbieter.

Wirkung

In klassischer Bearbeitung ohne KI-Unterstützung hätte der Vorgang nach Einschätzung von Frau Rosenthal mehrere Wochen gedauert, allein schon durch Unterbrechungen, Wiedereinarbeitungs­zeiten und parallele Aufgaben. Mit Ayunis Core genügten wenige fokussierte Arbeits­phasen verteilt über einige Tage. Die Entscheider:innen nahmen die Vorlage positiv auf.

Ebenso aufschlussreich ist die ehrliche Bilanz aus dem Vorgang: Core dachte mit und schärfte die Suche, hatte aber bei der Daten­übernahme aus einem Angebots-PDF eine Schwachstelle. Ein Preis wurde dem zugehörigen Leistungs­punkt nicht korrekt zugeordnet. Die manuelle Prüfung blieb damit unverzichtbar. Genau diese Arbeitsteilung beschreibt den Modus, in dem Ayunis Core in Herzebrock-Clarholz seinen Nutzen entfaltet: Die KI strukturiert und beschleunigt, der Mensch verantwortet und korrigiert.

Ayunis Core hat mir ermöglicht, eine zeitintensive Rechercheaufgabe, die ohne KI-Unterstützung mehrere Wochen gedauert hätte, in wenigen fokussierten Arbeitsphasen effizient abzuschließen. Und dabei meine Energie gezielt einzusetzen, anstatt sie durch ständige Unterbrechungen und Wiedereinarbeitung zu verlieren.
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Frau Rosenthal, Zentrale Dienste und Beschaffung, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Praxisfall: Stellenbewertungen nach TVöD, von der Diskussions­grundlage zur Haushalts­wirkung

Ein zweiter Anwendungsfall zeigt, wie KI in der Verwaltung nicht nur Zeit, sondern auch unmittelbar Haushalts­mittel sparen kann. Die Personalabteilung setzt Ayunis Core ein, um Stellen nach TVöD einzuordnen und die Argumentation gegenüber externen, gutachter­ähnlichen Stellen­bewertern vorzubereiten. In mehreren Fällen lieferte Core dabei stichhaltige Argumente, die von den Einschätzungen der externen Bewerter abwichen und einer niedrigeren Eingruppierung den Weg ebneten. Die Folge: belastbare, fachlich begründete Entscheidungen und direkte Einsparungen im Personal­haushalt.

Eine besondere Power-Userin: das Bürgermeisterbüro

Bürgermeister Marco Diethelm gehört zu den aktivsten Nutzern im Haus. Er beantwortet Bürger­anfragen mit Unterstützung von Ayunis Core und managt seine Auftritte auf Instagram und Facebook über einen eigens erstellten Fähigkeit, der Pressemitteilungen in plattform­gerechte Posts überführt. Besonders überzeugt hat ihn die Diktier­funktion. Sie verkürzt die Wege zwischen Gedanke, Notiz und veröffentlichtem Text spürbar.

Wirkung: Zeit für das, was Verwaltung ausmacht

Der spürbarste Effekt nach der Einführung ist Zeitersparnis bei text­erstellungs- und leseintensiven Aufgaben, also genau bei den Tätigkeiten, die in jeder Kommunal­verwaltung einen großen Teil des Arbeitstags ausmachen. Aus den ersten Wochen Produktiv­betrieb zeichnet sich ab:

• Beschaffungs­vorgänge werden um ein bis zwei Wochen verkürzt und liefern eine bessere Entscheidungs­grundlage.
• Stellenbewertungen nach TVöD werden durch eine fundierte, KI-gestützte Argumentation begleitet, mit unmittelbarer Wirkung auf den Personal­haushalt.
• Neue Mitarbeitende kommen schneller in eigenverantwortliche Vorgänge, auch in komplexen Themen wie Beschaffung.
• Standard­arbeiten wie Dienst­anweisungen, Ausschreibungs­texte und Bürger­antworten lassen sich konsistenter erstellen.

Vor allem der direkte Austausch mit den Fachabteilungen im Einführungsprozess war wertvoll: Aus diesen Gesprächen sind viele Ideen entstanden. Entscheidend ist für mich aber: Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden ausdrücklich, zu experimentieren, ihre eigenen Arbeitsabläufe zu hinterfragen und selbst herauszufinden, wo Ayunis Core sie am besten unterstützen kann. Genau dort entstehen die wertvollsten Anwendungen.

Thorben Sickau, Vizekämmerer und interner Ansprechpartner für Ayunis Core, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Ausblick

Aus Sicht der Gemeinde wird KI in der Verwaltung dort am wirkungs­vollsten, wo sie an die täglich genutzten Rechts- und Wissens­quellen heranreicht: Bundes- und Landesgesetze, Satzungen und Verordnungen, DIN-Normen, Rechtsprechung, bisherige Beschlüsse aus dem Dokumenten­management. Genau in diese Richtung entwickelt Ayunis Core seine Quellen­anbindungen weiter, granular auswählbar pro Wissens­sammlung und rollen­basiert zugänglich. Bürgermeister Diethelm hat darüber hinaus konkrete Impulse für die mobile Nutzung und eine gemeinde­weite Tonalität über alle Fähigkeiten hinweg eingebracht; beides fließt in die Produkt­entwicklung ein.