SpeechMind in Ayunis Core: Protokolle schreiben sich schneller, Beschlüsse bleiben auffindbar

Was SpeechMind im Sitzungsdienst übernimmt

Ayunis Core verarbeitet Audiodateien bereits, allerdings generisch. Sitzungsformate, Sprecherzuordnung und die Formanforderungen einer Niederschrift bleiben dabei außen vor. SpeechMind ist dafür gebaut. Das Tool läuft bei Ausschüssen, Rats- und Gremiensitzungen mit, per Smartphone-App, Konferenzmikrofon oder über die Videokonferenz.

Aus der Tonspur entstehen Protokolle in unterschiedlicher Detailtiefe, von Stichpunkten über Ergebnis- bis zum Verlaufsprotokoll. Tagesordnungspunkte werden automatisch erkannt oder aus einer Vorgabe übernommen, Beschlüsse separat mit Ergebnis erfasst. Für die öffentliche Verwaltung gibt es ein Format mit indirekter Rede und angepasster Formatierung. Dialekte sind eingeplant, Präsenz- und Onlinesitzungen ebenso. Die Ergebnisse lassen sich in Ratsinformationssysteme übertragen, Aufnahmen nach Abschluss löschen.

Was das im Gremienkalender ändert

SpeechMind nennt als Erfahrungswerte aus eingearbeiteten Kommunen eine Nachbereitung in rund 30 Minuten statt acht Stunden und den Abbau monatelanger Protokollstaus innerhalb weniger Stunden. Damit entfällt der Grund für die zweite protokollierende Person pro Ratssitzung, und Urlaub oder Krankheit in der Schriftführung wird für die Hauptamtsleitung kein Fristthema mehr. Rechtlich bleibt alles, wie es ist: Die Niederschrift wird redigiert, unterzeichnet und vom Gremium genehmigt. Was wegfällt, ist das Abtippen.

Sitzungswissen in Fähigkeiten und Wissensdatenbanken

In Ayunis Core hinterlegen Nutzende Fähigkeiten, also wiederverwendbare Arbeitsabläufe. Sitzungsdaten können nun Teil einer solchen Fähigkeit sein. Eine Bauamtsleitung kann sich damit wöchentlich die Beschlüsse zusammenfassen lassen, die das eigene Aufgabengebiet betreffen, statt die Protokolle des Bau- und Umweltausschusses durchzusehen.

Interessanter wird es in Kombination mit den Wissensdatenbanken der Plattform. Bei der Frage, was aktuell in einer Dienstanweisung gilt, liefert die Wissensdatenbank den dokumentierten Stand. Die Sitzungsdaten liefern die Beschlüsse, die dort noch nicht eingearbeitet sind. Beide Quellen werden in einer Recherche ausgewertet, statt getrennt nebeneinander zu liegen.

„Protokolle sind kein Selbstzweck. Sie sind der Startpunkt, um kommunale Entscheidungen in die Tat umzusetzen. Über die Ayunis-Schnittstelle stehen Sitzungsdaten jetzt direkt neben den eigenen Wissensdatenbanken zur Verfügung, und genau dort entsteht der eigentliche Mehrwert."
Richard Fankhänel, Mitgründer von Speechmind

Einrichtung in zwei Schritten

Die Administration lädt die Integration aus dem Ayunis Marketplace. Danach schaltet jede Person sie für sich selbst frei, denn die Integration wirkt nutzerbezogen und nicht organisationsweit. Dazu wird in SpeechMind ein API-Key erzeugt und in Ayunis Core unter Kontoeinstellungen und Integrationen eingetragen. Anschließend stehen die Sitzungsdaten in Chats, Fähigkeiten und Recherchen zur Verfügung.

Warum Ayunis auf Integration statt Eigenbau setzt

Digitale Souveränität hängt nicht nur am Rechenzentrumsstandort, sondern auch daran, ob Fachanwendungen miteinander sprechen. Eine KI-Plattform, die ausschließlich ihre eigenen Daten kennt, verlagert das Silo nur an eine neue Stelle. Ayunis Core ist deshalb als offene Plattform angelegt. Wo europäische Anbieter eine Aufgabe fachlich besser lösen, wird angebunden statt nachgebaut. Bei der Protokollierung kommunaler Sitzungen ist SpeechMind ein solcher Fall. Wer die Integration im eigenen Sitzungsdienst sehen möchte, kann einen Demo-Termin mit dem Ayunis-Team vereinbaren.

Quellen

• SpeechMind Use Case Kommunale Sitzungen (Zeitwerte, TOP- und Beschlusserkennung, Verwaltungsformat, Löschung, DSGVO): https://www.speechmind.com/use-cases/public-sector/
• AVV SpeechMind: https://email-image-bucket-speechmind.s3.eu-central-1.amazonaws.com/help-pdfs/AVV+SpeechMind.pdf
• Integrationseinstellungen Ayunis Core: https://core.ayunis.com/settings/integrations