Aufgaben verschieben sich, Verantwortung bleibt: Was zwei neue Studien für den KI-Alltag in der Verwaltung bedeuten

Letztes Update:

30.07.2026

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KI verschiebt in Verwaltungen, wer welche Aufgaben übernimmt – oft unbemerkt und ohne klare Zuständigkeit. Zwei aktuelle Studien zeigen, wo die Risiken liegen und wie Kommunen KI-Einsatz rechtssicher gestalten.

Frank Schönfelder

Senior Marketing Manager

Die wichtigsten Erkenntnisse

43,5 Prozent der fachspezifischen KI-Anfragen betreffen Tätigkeiten, die traditionell einem anderen Beruf zugeordnet sind. OpenAI nennt das „Aufgabenwanderung" (englisch: task crossover).
Bezogen auf alle arbeitsbezogenen Anfragen sind es 16,8 Prozent, denn rund 61,5 Prozent der Nutzung ist allgemeiner Art. In fünf von acht Berufsgruppen macht rollenfremde Arbeit dennoch die Mehrheit der fachspezifischen Anfragen aus.
Kleine Organisationen zeigen mehr Grenzüberschreitung als große. KI wirkt dort als Ersatz für nicht vorhandene Spezialrollen.
Tiefe Integration schwächt die kognitive Souveränität – die Fähigkeit, Herr des eigenen Denkens zu bleiben – nicht automatisch. Entscheidend ist, ob Bewusstsein, Handlungsmacht und Verantwortung zusammenbleiben.
Im Bürgerkontakt liegt der Effizienzgewinn genau auf derselben Handlung wie das Rechtsrisiko. Ein gut gebauter Skill nimmt Arbeit ab, ohne Zuständigkeiten aufzulösen.
Das OLG Hamm hat im Mai 2026 entschieden, dass Betreiber für Falschaussagen ihres KI-Chatbots einstehen. Pauschale Disclaimer schützen nicht.

Aufgabenwanderung: Wenn Rollenprofile ihre Grenzen verlieren

Die OpenAI-Analyse trennt zunächst die allgemeine Nutzung heraus. Wer eine E-Mail formulieren lässt, verrät wenig über fachliche Veränderung. Interessant sind die fachspezifischen Anfragen, und dort betreffen fast die Hälfte Tätigkeiten aus fremden Domänen. Am stärksten ausgeprägt ist das bei Beschäftigten im Kundenkontakt mit 77 Prozent, gefolgt von Design mit 75 Prozent, Personalarbeit mit 69 Prozent, juristischen Rollen mit 56 Prozent und Marketing mit 53 Prozent. Am wenigsten betroffen sind technische Rollen mit 28 Prozent – deren Fachwissen fließt dafür am breitesten in andere Bereiche ab.

Zwei Aufgabentypen wandern besonders weit: Finanzberechnungen und technische Fehlersuche tauchen in allen sieben übrigen Berufsgruppen unter den drei häufigsten rollenfremden Tätigkeiten auf. Beides sind Bereiche, in denen ein plausibel formuliertes, aber falsches Ergebnis nicht sofort auffällt.

In einer Verwaltung mit dreißig Beschäftigten gibt es keine eigene Rechtsabteilung, keine Kommunikationsstelle und keine Datenschutzeinheit mit mehreren Köpfen. Genau in dieser Konstellation wird ein KI-Assistent zur naheliegenden Ersatzressource. Die OpenAI-Daten stützen das: Der Anteil rollenfremder Anfragen sinkt mit steigender Organisationsgröße von 18,9 auf 16,3 Prozent.

Einschränkend gilt: Der Bericht ist von OpenAI selbst erstellt, nicht extern begutachtet und beruht auf US-Geschäftskunden. Er belegt nicht, dass grenzüberschreitende Arbeit fachlicher Qualität entspricht. Er zeigt lediglich, dass die Verschiebung stattfindet – schneller, als Stellenbeschreibungen und Organigramme nachziehen.

Kognitive Souveränität: Nicht Nutzungsintensität entscheidet, sondern Nachvollziehbarkeit

Kognitive Souveränität bezeichnet die Fähigkeit, Herr des eigenen Denkens zu bleiben: zu wissen, was im eigenen Denkprozess geschieht, diesen Prozess aktiv zu steuern und Verantwortung für das Ergebnis zu übernehmen. Das Artificiality Institute hat 1.250 Interviewtranskripte von Fachkräften ausgewertet – nicht mit der Frage, wie viel KI genutzt wird, sondern wie sie im Denken der Menschen verankert ist. Das zentrale Ergebnis: Intensive Nutzung führt nicht zwangsläufig zu Abhängigkeit.

Wenn die drei Komponenten Bewusstsein, Handlungsmacht und Verantwortung auseinanderfallen, spricht das Institut von gebrochener Souveränität. Das Muster des Bruchs ist dabei präzise: Jemand nutzt KI intensiv, kann aber nicht mehr erklären, warum ein Ergebnis so aussieht. Oder jemand übernimmt formal Verantwortung, ohne den Weg zum Ergebnis noch nachvollziehen zu können. Genau dieser zweite Fall ist im Verwaltungshandeln der kritische – denn Amtsermittlung, Begründungspflicht und Zeichnungsberechtigung setzen inhaltliche Nachvollziehbarkeit voraus.

Der Befund für Deutschland: Nutzung ist da, Organisation fehlt

Die deutsche Auswertung des Global AI Adoption Survey mit 445 Beschäftigten aus Behörden zeigt ein klares Bild. Knapp 83 Prozent nutzen bereits KI-Werkzeuge, fast 96 Prozent davon Chatbots und Assistenten. Gleichzeitig berichten nur rund 30 Prozent von ausreichenden Schulungen, nur ein Viertel sieht ausreichende organisatorische Unterstützung. Lediglich 15 Prozent halten KI-Ergebnisse grundsätzlich für korrekt. Die individuelle Nutzung ist der organisatorischen Entwicklung also weit vorausgelaufen.

Das trifft auf einen Zeitpunkt, an dem der EU AI Act ab dem 2. August 2026 in vollem Umfang gilt. Wer KI-Systeme betreibt, muss wissen, welche Systeme im Einsatz sind, Risiken bewerten und Verantwortlichkeiten klären. Aufgabenwanderung ohne Governance wird damit zu einem Compliance-Thema.

Was das konkret für die Arbeit mit Ayunis Core bedeutet

Aus beiden Studien lässt sich ein praktikabler Prüfrahmen ableiten, der sich in jeden Arbeitstag einbauen lässt.

Zwischen allgemeiner und fachlicher Nutzung unterscheiden. Formulierungshilfe, Zusammenfassung oder Strukturierung sind unkritisch. Sobald fachfremde Inhalte entstehen – etwa eine vergaberechtliche Einschätzung aus dem Bauamt heraus –, braucht es eine fachliche Gegenprüfung.
Drei Fragen vor jeder Freigabe. Ist nachvollziehbar, welcher Anteil des Ergebnisses aus dem eigenen Denken stammt? War der gewählte Lösungsweg eine eigene Entscheidung? Lässt sich das Ergebnis gegenüber Dritten inhaltlich begründen? Ein Nein ist das Warnsignal für gebrochene Souveränität.
Wissen in Skills verankern statt in Einzelprompts. Wenn Fachwissen aus Rechtsamt, Datenschutz oder Kommunikation als geteilter Assistent hinterlegt ist, entsteht Aufgabenwanderung nicht improvisiert, sondern in einem geprüften Rahmen.
Rollenverschiebungen dokumentieren. Wenn Beschäftigte dauerhaft Aufgaben aus anderen Bereichen übernehmen, gehört das in Aufgabenbeschreibungen und Fortbildungsplanung.

Praxisbeispiel: Wenn eine Beschwerde im Servicecenter landet

Der Spitzenwert von 77 Prozent im Kundenkontakt heißt in der Verwaltung übersetzt: Bürgeranfragen, Anträge, Beschwerden. Der Unterschied zur Privatwirtschaft ist strukturell. Dort ist es ein Gewinn, wenn eine Servicekraft eine Frage selbst beantwortet statt weiterzuleiten. In der Verwaltung ist die Weiterleitung kein Reibungsverlust, sondern Teil der Zuständigkeitsordnung. Wer im Bürgerbüro sitzt, ist für die Auskunft zuständig, nicht für die fachliche Bewertung.

Ein konkreter Fall: Eine Antragstellerin meldet sich verärgert, ihr Bauantrag liege seit vier Monaten beim Bauamt, und fragt, ob sie mit einer Genehmigung rechnen könne. Die naheliegende Reaktion mit KI wäre, sich die Rechtslage erklären zu lassen und eine beruhigende Antwort zu formulieren. Das ist Aufgabenwanderung in ihrer riskanten Form: Eine fachliche Aussage entsteht an einer Stelle, die sie nicht verantworten kann. Eine inhaltlich falsche Auskunft kann Vertrauensschutzfragen und Amtshaftungsfragen aufwerfen. Eine zu konkret formulierte Aussage rückt in die Nähe einer Zusicherung nach § 38 VwVfG. Effizienzgewinn und Rechtsrisiko liegen auf derselben Handlung.

Eine Entscheidung des OLG Hamm vom 12. Mai 2026 (Az. 4 UKI 3/25, nicht rechtskräftig, Revision zum BGH zugelassen) zeigt, wie Gerichte die Zurechnungsfrage bewerten. Der KI-Chatbot eines Anbieters hatte den Geschäftsführern Facharztqualifikationen zugeschrieben, die diese nicht besaßen. Das Argument, ein statistisch arbeitendes KI-System sei dem Betreiber nicht zuzurechnen, überzeugte das Gericht nicht. Maßgeblich sei, dass der Betreiber den Tätigkeitsrahmen des Systems festlegt. Auch das Argument, Nutzende kennen die Fehleranfälligkeit von KI, ließ das Gericht nicht gelten.

Der Fall ist wettbewerbsrechtlich gelagert und nicht unmittelbar auf behördliches Handeln übertragbar. Die Logik ist aber dieselbe: Verantwortung folgt der Gestaltungsmacht über das System. Wer einen Assistenten so konfiguriert, dass er Auskünfte zu Themen erzeugen kann, für die die nutzende Stelle nicht zuständig ist, hat diese Möglichkeit selbst eröffnet. Ein pauschaler Hinweis, KI könne Fehler machen, ist kein tragfähiger Schutz.

Die tragfähige Alternative: KI genau das übernehmen lassen, was zur Rolle gehört. Das Anliegen präzise erfassen, den Eingang sauber bestätigen und die Übergabe an das Bauamt so aufbereiten, dass dort nicht nachrecherchiert werden muss.

Skill-Tipp: Bürgeranliegen-Triage

In Ayunis Core lässt sich das als geteilter Skill hinterlegen, sodass nicht jede Person im Servicecenter improvisiert. Der Aufbau folgt vier Blöcken:

Sachverhalt. Neutrale Zusammenfassung in maximal fünf Sätzen, ausschließlich auf Basis des Mitgeteilten. Fehlende Angaben werden ausdrücklich als offen gekennzeichnet.
Einordnung. Genau eine von drei Kategorien mit einsätziger Begründung: im Bürgerservice abschließend beantwortbar / allgemeine Verfahrensauskunft möglich, aber keine fachliche Bewertung / Fachamt zwingend erforderlich.
Antwortentwurf. In der ersten Kategorie ein vollständiger Entwurf, in den beiden anderen ausschließlich eine Eingangsbestätigung mit Verfahrensweg, zuständiger Stelle und realistischem Zeithorizont. Ausgeschlossen sind Aussagen zu Rechtsfolgen, Erfolgsaussichten, Fristen und Genehmigungsaussichten.
Übergabenotiz. Für das Fachamt: Sachverhalt, konkrete Fragestellung, bereits erteilte Auskunft, offene Punkte, Aktenzeichen.

Dazu gehören feste Leitplanken in den Instruktionen: jede Ausgabe als Entwurf zur Prüfung kennzeichnen, keine Rechtsnorm im Antwortentwurf, die nicht in der hinterlegten Wissensbasis belegt ist, keine erfundenen Zuständigkeiten, und personenbezogene Daten nur soweit verarbeiten, wie es für die Zuordnung des Anliegens nötig ist.

Dieser Skill ist so gebaut, dass er Aufgabenwanderung verhindert, nicht erleichtert. Er nimmt Arbeit ab, wo Rolle und Aufgabe übereinstimmen, und erzwingt eine Entscheidung, wo sie es nicht tun. Alle drei Komponenten der kognitiven Souveränität bleiben beim Menschen: Die Kategorisierung ist eine bewusste Entscheidung, die Freigabe eine eigene Handlung, die Verantwortung nachvollziehbar zugeordnet.

Handlungsempfehlung: Prüfen Sie in Ihrer Organisation, welche KI-Anfragen heute bereits in fachfremdes Terrain wandern. Wo das der Fall ist, gehört ein geprüfter Skill – kein Einzelprompt.